Immatrikulation / Exmatrikulation

Alle Informationen zur Immatrikulation, Exmatrikulation und zur Beurlaubung an der Universität Jena finden Sie auf den folgenden Seiten.

Immatrikulation

Promovierende der Friedrich-Schiller-Universität haben die Möglichkeit, sich zu immatrikulieren. Die Immatrikulation ist nicht verpflichtend, bietet aber eine Reihe von Vorteilen.

Was sind die Vorteile der Immatrikulation?

  • Die Thoska-Campuskarte mit bargeldloser Bezahlfunktion
  • Preisermäßigung in Mensen und Cafeterien des StudierendenwerksThüringen
  • Semesterticket für den Verkehrsverbund Mittelthüringen und die Regionalbahnen in Thüringen
  • Versicherungsschutz, z.B. bei Tätigkeiten an der Universität Jena, Praktika und Exkursionen: Gesetzliche Unfallversicherung und eine Freizeitunfallversicherung über das Studierendenwerk
  • Automatische Anmeldung in der Bibliothek und im Rechenzentrum
  • Kulturticket: kostenfreier Eintritt zu Veranstaltungen und Ausstellungen verschiedener Kultureinrichtungen

Was sind die Voraussetzungen?

Folgende Voraussetzungen müssen für eine Immatrikulation an der FSU Jena erfüllt sein:

  • ein abgeschlossenes Hochschulstudium
  • die Annahme als Doktorandin bzw. Doktorand an einer der Fakultäten der FSU
  • keine Berufstätigkeit mit einer Arbeitszeit von mehr als 20 Wochenstunden, dabei gelten folgende Ausnahmen:
    • bei einer Beschäftigung an der FSU Jena oder einer kooperierenden Forschungseinrichtung sind bis zu 26 Wochenstunden erlaubt
    • Doktoranden im Referendariat (z.B. Rechtswissenschaften, Lehramt) können sich in der Regel auch unabhängig von ihrer Arbeitszeit nicht immatrikulieren
  • die Zahlung des Semesterbeitrags (alle Informationen zur Überweisung finden Sie auf dem Antrag)

Wichtig: Wenn Sie in einem Arbeitsverhältnis stehen, sind Sie verpflichtet, uns alle Änderungen umgehend zu melden (z.B. Aufstockung, Vertragsende, Verlängerung). Solche Veränderungsmeldungen sind eine Bedingung für die erfolgreiche Rückmeldung für das jeweils nächste Semester. Falls Sie die Meldung vergessen, kann das eine Säumnisgebühr nach sich ziehen.

Wie hoch ist der Semesterbeitrag?

Ab dem Sommersemester 2019 beträgt der Semesterbeitrag 225,27 € und setzt sich zusammen aus: 69 € Studierendenwerk, 80,70 € Nahverkehrsticket, 66,57 € Bahnticket und 9 € Studierendenschaft.

Bei der Immatrikulation erhalten Promovierende eine neue Thoska, für die einmalig eine Gebühr von 20 Euro zu entrichten ist.

Falls Sie eine intakte und aktuelle Studierenden-Thoska besitzen, können Sie diese auf Wunsch weiternutzen. Bringen dazu Sie Ihre Karte zusammen mit dem thoska-Formular ins thoska Büro. Dort wird Ihre thoska auf Funktionsfähigkeit geprüft und entschieden, ob eine Weiternutzung möglich ist.

Wie immatrikuliere ich mich?

  1. Loggen Sie sich in der Online-Registrierung doc-in ein.
  2. Wählen Sie die Option "Immatrikulation". Auf den folgenden Seiten werden Schritt für Schritt durch den Antrag auf Immatrikulation geführt.
  3. Reichen Sie den unterschriebenen Antrag zusammen mit den weiteren Antragsunterlagen per Post oder persönlich ein:

Anlaufstelle für Promovierende und Postdocs
Johannisstraße 13
07743 Jena

Nach erfolgter Immatrikulation bekommen Sie Ihre Thoska per Post zugeschickt.

Welche Unterlagen benötige ich für den Antrag?

  • Antragsformular
  • Kopie des Hochschulabschlusszeugnisses (Urkunde und Zeugnis bzw. Transcript of Records)
  • Kopie der Bestätigung der Annahme als Doktorandin bzw. Doktorand durch die Fakultät
  • tabellarischer Lebenslauf
  • Zahlungsnachweis Semesterbeitrag (Kopie des Kontoauszugs)
  • Kopie des Personalausweises oder Reisepasses (Daten, die nicht zur Identifizierung benötigt werden, insbesondere die aufgedruckte Zugangs- und Seriennummer, sollten auf der Personalausweiskopie geschwärzt werden.)
  • Passbild für die Thüringer Hochschul- und Studierendenkarte (thoska)
  • Ggf. Kopie der Stipendienbewilligung bzw. des Arbeitsvertrages
  • Kopie der Krankenversicherungsbescheinigung
  • Kopie der Exmatrikulationsbescheinigung

Internationale Doktoranden
Bereits vor der Annahme als Doktorand/in können sich internationale Promovierende für ein Semester immatrikulieren. Voraussetzung dafür ist, dass die Annahme an der Fakultät schon beantragt wurde. Zusätzlich zu den oben genannten Dokumenten benötigen Sie noch:

  • amtlich beglaubigte Kopie des Hochschulabschlusszeugnisses (mit Transcript of records)
  • amtlich beglaubigte Kopie der Übersetzung des Hochschulabschlusszeugnisses (wenn es nicht in deutscher oder englischer Sprache ausgefertigt ist)
  • Kopie des Visums

Rückmeldung

Im Laufe des Jahres erhalten Sie Informationen zur Rückmeldung für das kommende Semester. Sie haben dann bis zur Rückmeldefrist Zeit, den Semesterbeitrag zu bezahlen und etwaige Auflagen zu erfüllen.

Wichtig: Melden Sie uns alle Änderungen Ihres Arbeitsverhältnisses (z.B. Aufstockung, Vertragsende, Verlängerung) umgehend. Solche Veränderungsmeldungen sind eine Bedingung für die erfolgreiche Rückmeldung für das jeweils nächste Semester. Falls Sie die Meldung vergessen, kann das eine Säumnisgebühr nach sich ziehen.

Wie erhalte ich die Rückmeldeinformationen?

Etwa sechs Wochen vor dem Rückmeldetermin sendet die Universität eine E-Mail mit den Zahlungsinformationen an alle Immatrikulierten. Dazu wird generell die Uni-Jena-Adresse verwendet, die Sie mit der Immatrikulation automatisch erhalten. Falls Sie diese Adresse nicht regelmäßig abrufen, empfehlen wir Ihnen, eine Weiterleitung einzurichten. Zusätzlich können Sie über das Friedolin-Portal Ihre Rückmeldeinformationen und den Status einsehen. Dort finden Sie auch Informationen über etwaige Auflagen.

Welche Auflagen für die Rückmeldung gibt es?

Neben der Zahlung des Semesterbeitrags kann es Auflagen für die Rückmeldung geben:

  • Promovierende, die länger als 7 Semester eingeschrieben sind, müssen eine Bestätigung Ihres Betreuers oder der Fakultät über den Fortgang der Promotion einreichen. Das Formular für die Bestätigung finden Sie hier.
  • Promovierende, die in einem befristeten Arbeitsverhältnis stehen, müssen einen aktuellen Nachweis über Dauer und Umfang des Beschäftigungsverhältnisses einreichen.

Wir versuchen, Sie rechtzeitig über etwaige Auflagen zu informieren. Generell sind immatrikulierte Doktorandinnen und Doktoranden aber verpflichtet, Änderungen bei ihrem Arbeitsverhältnis (z.B. die Verlängerung) ohne Aufforderung mitzuteilen.

Was passiert, wenn ich mich nicht zurückmelde?

Falls der Semesterbeitrag nicht bis zum Rückmeldetermin eingegangen ist und Sie auch keinen Antrag auf Exmatrikulation oder Beurlaubung gestellt haben, ergeht ein Säumnisbescheid und Sie müssen eine Gebühr in Höhe von 25 Euro zahlen.

Was muss ich tun, wenn ich mich nicht zurückmelden will?

Falls Sie sich nicht zurückmelden wollen, z.B. weil Sie Ihre Promotion abgeschlossen haben, stellen Sie bitte den Antrag auf Exmatrikulation.

Exmatrikulation

Wenn die Voraussetzungen für die Immatrikulation nicht mehr gegeben sind, müssen Sie sich exmatrikulieren.

Was sind Gründe für eine Exmatrikulation?

  • Sie haben Ihre Promotion abgeschlossen: Die Exmatrikulation muss spätestens zum Ende des Semesters erfolgen, in dem die Verteidigung stattgefunden hat
  • Sie beginnen ein Arbeitsverhältnis mit mehr als 20 bzw. 26 Wochenstunden: Die Exmatrikulation muss spätestens zu Beginn des Arbeitsverhältnisses erfolgen

Was sollte ich bei der Exmatrikulation beachten?

Nach der Exmatrikulation haben Sie keinen Zugriff mehr auf Immatrikulationsnachweise in Friedolin. Sie sollten daher vor der Exmatrikulation alle benötigten Nachweise herunterladen.

Wo finde ich den Antrag auf Exmatrikulation?

Hier können Sie den Antrag auf Exmatrikulation herunterladen:

Wie kann ich mich exmatrikulieren?

  1. Laden Sie den Antrag herunter und füllen ihn aus.
  2. Melden Sie sich bei der ThULB ab. Mit der Immatrikulation wurden Sie automatisch bei der Bibliothek angemeldet. Für die Exmatrikulation benötigen Sie eine Abmeldebestätigung der ThULB. Diese erhalten Sie an der zentralen Ausleihe im Bibliothekshauptgebäude.
  3. Reichen Sie den unterschriebenen Antrag zusammen mit den weiteren Unterlagen per Post oder persönlich ein:

Anlaufstelle für Promovierende und Postdocs
Johannisstraße 13
07743 Jena


Beurlaubung

Wenn wichtige Gründe vorliegen, können immatrikulierte Promovierende eine Beurlaubung beantragen.

Bitte beachten Sie: Eine Beurlaubung ist jederzeit möglich. Wenn Sie jedoch keinen Semesterbeitrag für das Urlaubssemester bezahlen wollen, muss die Beurlaubung vor Ende der Rückmeldefrist beantragt werden: Für das Sommersemester vor dem 15. Februar und für das Wintersemester vor dem 15. August.

Was bedeutet eine Beurlaubung?

  • Sie bleiben immatrikuliert und Mitglied der Universität
  • Sie können weiterhin die Bibliothek und Ihren URZ-Account nutzen
  • Sie zahlen keinen Semesterbeitrag und können die Leistungen wie das Semesterticket, den Rabatt in den Mensen und den Versicherungsschutz des Studierendenwerks nicht nutzen

Was sind Gründe für eine Beurlaubung?

Mögliche Gründe für eine Beurlaubung können sein:

  • Krankheit (länger als 6 Wochen, Nachweis durch ein ärztliches Attest)
  • Forschungsaufenthalt im Ausland (länger als 6 Wochen, maximal 2 Semester, Bestätigung durch den Betreuer notwendig)
  • Mutterschutz / Elternzeit (Nachweis durch Kopie des Mutterpasses bzw. der Geburtsurkunde des Kindes)

Wie beantrage ich eine Beurlaubung?

  1. Laden Sie den Antrag für deutsche Promovierende oder für internationale Promovierende herunter und füllen ihn aus. 
  2. Informieren Sie bei Unterbrechungen der Promotion auch Ihren Betreuer und gegebenenfalls den Koordinator Ihres Promotionsprogrammes, sowie den Stipendiengeber.
  3. Reichen Sie den unterschriebenen Antrag per Post oder persönlich ein:

Anlaufstelle für Promovierende und Postdocs
Johannisstraße 13
07743 Jena

Wenn der Antrag vollständig eingereicht wurde, bekommen Sie nach 5 - 10 Werktagen die Bestätigung ihrer Beurlaubung per Post zugeschickt.

Veränderungsmeldungen

Bitte teilen Sie uns relevante Veränderungen mit. Das können zum Beispiel sein:

  • Adressänderungen
  • Änderung der E-Mail-Adresse
  • Namensänderungen, z.B. nach Heirat
  • Änderungen im Beschäftigungsverhältnis, z.B. Verlängerung des Arbeitsvertrages (in diesem Fall benötigen wir eine Kopie des neuen Vertrages)
Aktuelles